Sponsoraftaler for organisationer

Esportsorganisationer / esportsklubber er i høj grad afhængige af sponsorindtægter. Men det kan være ekstremt svært at navigere rundt i hvor meget ens brand er værd. Med andre ord har organisationerne tit overvejelser om, hvorvidt sponsoraftaler sælges for billigt eller for dyrt.

Prisen vil altid kunne forhandles. Men som organisation bør man i høj grad have fokus på indholdet af sponsoraftalerne. Derfor er det ikke smart at bruge skabeloner til sponsoraftaler inden for esport.

I det følgende vil vi give 7 gode råd til sponsoraftaler. Uanset om organisationen eller sponsoren har udarbejdet kontrakten.

7 gode råd til sponsoraftaler

1. Sørg for at have en konkret og skriftlig sponsoraftale

Hvis der tikker en e-mail ind fra en virksomhed om, at de vil være sponsor og vil skyde penge i organisationen kan det være fristende blot at trække på skulderen og tænke ”fedt, det gør vi”.

Sådan en ”aftale” vil dog ikke tage hensyn til en lang række forhold, herunder parternes forpligtelser, hvilket kan være en farlig vej at gå.

Derudover er det vigtigt at få fastlagt om det er en ren sponsoraftale eller en samarbejdsaftale.
Forskellen er ikke stor, men en sponsoraftale vil typisk  bestå af et beløb mod eksponering af sponsoren.
En samarbejdsaftale vil typisk betyde, at der skal ydes en form for modydelse, som består af mere end ”blot” eksponering og reklame. Eksempelvis kan foreninger og lignende blive pålagt at stille frivilligt mandskab til rådighed ved events, arrangementer eller yde en konkret arbejdsindsats for virksomheden.

Det er derfor relevant at få afklaret, hvorvidt der er nogle modforpligtelser eller ej.

2. Vær specifik og fremhæv forpligtelserne

Desto grundigere forpligtelserne i aftalen er beskrevet, desto mindre risiko er der for at der opstår misforståelser og eventuel misligholdelse. Sponsoren vil samtidig opleve kontrakten mere professionel. Dette er tilfældet, idet det tydeligt fremgår hvilke forpligtelser organisationen er pålagt for den portion penge, som sponsoren skyder ind i organisationen.

Det kan i sagens natur være vanskeligt at beskrive samtlige forpligtelser ned til mindste detaljer. Dog bør de overordnede forpligtelser, samt hvordan disse skal udføres helst beskrives. Der kan eksempelvis være forpligtelser relateret til sociale medier, herunder deltagelse til fysiske eller digitale events og photoshoots.

3. Afklar omfanget af aftalen

Omfanget af aftalen bør afklares og skrives ned, herunder om den pågældende sponsor ønsker at blive eksponeret gennem alle esportstitler eller blot nogle bestemte titler. I denne overvejelse spiller det naturligvis en rolle, hvorvidt man som organisation har særskilte spilletrøjer for de enkelte esportstitler og særskilte kanaler. Det kan fx være hjemmesider, twitter-konti etc.

Som organisation bør man derfor træde varsomt i forhold til at antage, at sponsoren ikke har noget imod at blive eksponeret gennem spillertrøjer inden for andre esportstitler.

Hvis sponsoren eksempelvis udelukkende ønsker at være på spillertrøjen til FIFA-mandskabet, er det ikke sikkert, at den pågældende virksomhed tilsvarende ønsker at blive påført spillertrøjen for eksempelvis DOTA2 eller CS:GO-holdet. Der er flere, særligt udenlandske virksomheder, som ikke ønsker at blive associeret med krigsspil eller spil med voldsomme scener.

4. Angiv længden af sponsoraftalen og om den forlænges

Manglende stillingtagen til længden og omfanget af sponsoraftalen kan føre til tab for organisationen. Hvis organisationen har tænkt, at der er tale om en 1-årig aftale, men sponsoren er overbevist om, at det er en 2-årig aftale, kan det i værste tilfælde betyde at organisationen må bide tabet på ét års sponsorat i sig.
Det er derfor vigtigt at forventningsafstemme med sponsorerne og få defineret det klart i den skriftlige aftale.

Der er samtidig nogle sponsorer, som allerede inden indgåelse af aftalen vil være interesseret i at fastsætte eventuelle forlængelsesvilkår. Her gælder det om at være skarp som organisation og se ind i krystalkuglen i forhold til, hvordan organisationens værdi vil ændres på tidspunktet for næste forhandling.

Nogle sponsorer foretrækker, at sponsoraftalen automatisk forlænges, hvis nogle objektive vilkår opfyldes, men her bør man som organisation stoppe op og tænke sig om. Indtil videre har det været de færreste esportsorganisationer, der er blevet mindre værd i løbet over nogle få år, hvorfor vilkårene altid bør revideres.

5. Modtag beløbet ved aftaleindgåelsen

Nogle virksomheder ønsker at se, hvor meget de opnår af værdi, før de overfører pengene. Denne indstilling bør afvises af organisationerne, idet det kun er sponsorerne, der kan vinde på det. Som organisation bør man minimere sin risiko, og i løbet af kort tid kan der nå at ske meget. Det har COVID-19 været et godt eksempel på. Havde man indgået aftaler med sponsorer i januar 2020 med forventelig udbetaling i slutningen af 2020, så ville man formentlig have fået at vide, at der ikke var økonomi til at betale esportsorganisationen. Derfor er det rigtig vigtigt, at esportsorganisationen sørger for at sikre sig selv økonomisk allerede ved aftaleindgåelsen. Oftest vil der dog være misligholdelse fra sponsorens side, men at der kan være omkostninger forbundet med inddrivelse samt en risiko for sponsorens konkurs.

6. Immaterielle rettigheder

Der udarbejdes typisk et hav af content til sponsorerne. Men her er det vigtigt at få afklaret, hvorvidt det materiale er frit tilgængeligt for sponsoren, herunder om de alene må benytte det under aftalens løbetid, men også efter aftalens udløb.

Samtidig skal man, som organisation, sikre, at det materiale, man har brugt tid og penge på, kan benyttes af organisationen selv helt uden restriktioner.

7. Lovvalg og valg af værneting

Som organisation er det nødvendigt at minimere de risici der er. Dette gælder også i relation til lovvalg og valg af værneting. De danske esportsorganisationer får mange internationale sponsorer, hvorfor det er højaktuelt at få sikret, at eventuelle tvister skal løses efter dansk ret og ved de danske domstole.

Bare én udenlandsk retssag mod en sponsor kan føre til, at nøglen må drejes om.

Derudover kan det sjældent betale sig at vælge voldgift.

Har du brug for hjælp?

Vores eksperter fra Advokatgruppen vil med glæde rådgive dig i forhold til, hvordan du bedst muligt indgår en sponsoraftale som organisation.

Læs mere om relevante emner her

 Varemærke

 Spillerkontrakter